Автоматизация складского учета – 11. Основные функциональные возможности приложений по автоматизации складского учета.

Содержание

как его автоматизировать и какие возникают проблемы при ведении учета

Эффективная работа склада зависит, прежде всего, от учёта движения товаров – прибытия на склад, перемещений внутри него и выдачи со склада, а также оптимального управления товарными запасами. Как автоматизировать этот процесс, чтобы избежать потерь и недостач? Расскажем в нашем материале.



Не забывайте о возможности больше времени уделять бизнесу, передав часть рутинных функций на аутсорс.


Содержание:

1. Что такое складской учет?
2. Организация работы склада
3. Зачем нужна автоматизация складского учёта
4. Программы складского учета
5. Онлайн-сервис для торговли и складского учета Бизнес.Ру

Что такое складской учет?

Складской учет – это сопровождение получения, хранения и отправки товаров на складе, документами (товарными накладными, актами о расхождении и т.д.), которые заполняются и сдаются в бухгалтерию материально ответственными лицами.

Организация работы склада

Различают следующие методы учета товаров на складе: 

  • Партионным методом учитывают обычно насыпные товары или если на складе хранится только один вид товара. Плюсы – усиленный контроль за хранением товаров, минусы – не вполне рациональное использование складских помещений и «непрозрачность» ситуации с остатками товара.
  • Сортовая система учёта фиксирует товар по наименованиям или сорту (номенклатурным номерам) без учёта времени прибытия товара и его стоимости; вновь поступивший товар присоединяется к товарам того же наименования.

На каждый товар заводят отдельную карту, например, карточку количественно-стоимостного учета товара по форме ТОРГ-28 (если товаров немного, их заносят на отдельную страницу специальной книги), в которой отмечают все характеристики товара и все операции, которые проделывают с товаром.

Сортовой метод учёта товарно-материальных ценностей хорош тем, что экономично использует складские площади, позволяет оперативно управлять остатками товара; но при этом сложно среди товаров одного сорта/наименования выделить, какие «части» из них по каким ценам и когда поступили.

Скачать форму ТОРГ-28>>>

  • При количественно-суммовом учёте запасы товаров одновременно фиксируются на складе и в бухгалтерии в натуральном и денежном выражении, причём в бухгалтерии, и на складе заводятся аналогичные (дублирующие) карты на один товар. Данные карточек ежемесячно сверяются.
  • При сальдовом методе учёта бухгалтерия фиксирует ТМЦ только в денежном выражении, а склад – в количественном. В конце отчетного периода складские карточки вместе с первичными документами сдаются в бухгалтерию, данные всех документов и карточек сводятся в одну сальдовую ведомость.

Читайте также: Как заполнить инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей

Благодаря онлайн-сервису для автоматизации склада Бизнес.Ру заполнять документацию вручную больше не нужно. Вы можете вести контроль перемещений товара со склада в режиме онлайн, и автоматически выгружать необходимые накладные.
Попробуйте все возможности онлайн-сервиса для автоматизации складского учета Бизнес.Ру бесплатно>>>

Зачем нужна автоматизация складского учёта

Сложности при неавтоматизированном складском учете:

  1. Удалённость офиса от склада – трудно контролировать деятельность сотрудников и производимые ими операции;
  2. Случайные и специальные ошибки работников при заполнении документов вручную, приписки, хищения и т.д;
  3. Отсутствие прозрачности при проведении операций закупки/продажи;
  4. Несогласованность действий персонала друг с другом из-за отсутствия общей информационной базы;
  5. Большие временные затраты на заполнение и сдачу документации в бухгалтерию;
  6. Отсутствие представления об остатках товара на складе;
  7. Возможные проблемы при резервировании товара для отдельных клиентов;
  8. Трудности при отслеживании движения товара по цепочке производитель-склад-покупатель;
  9. Необходимость частых внеплановых проверок состояния склада;
  10. Большие затраты времени и человеческих ресурсов на проведение инвентаризаций.

Чтобы избежать всего этого, предприятиям, занимающимся складским хранением, целесообразно рассмотреть возможность автоматизировать учёт на складе с помощью современных учётных программ. 

Программы складского учета

Современные сервисы автоматизации помогут:

  • Управлять складом из любого места и с любого электронного устройства;
  • Распределять продукцию по местам хранения (ячейкам, стеллажам и пр.), по партиям;
  • Назначать ответственных лиц, следить за их работой в реальном времени;
  • Пересчитывать складские остатки товаров в динамике;
  • Отслеживать движение товара внутри склада;
  • Отслеживать перевозку грузов от поставщика и к покупателю;
  • Проводить инвентаризацию на складе;
  • Выписывать приходные складские ордера;
  • Составлять комплекты товаров, например, из материалов для склада готовой продукции;
  • Формировать отпускные цены.

Читайте также: Нужна ли автоматизация мелкорозничному магазину

Как оптимизировать и автоматизировать складские процессы. Видео

Онлайн-сервис для торговли и складского учета Бизнес.Ру

Система автоматизации складского учета Бизнес.Ру позволяет:

1. Проводить все основные операции по складу: оприходование/списание товара, выписка ордеров и других документов;

2. Облегчить проведение инвентаризации: благодаря автоматическому созданию списка всех товаров с учётным остатком, работнику, проводящему инвентаризацию, достаточно будет только проставить фактическое количество товаров на складе. Результат проверки появится сразу и по её итогам можно будет тут же делать списание недостач или оприходование излишков;

3. Вести учёт товаров по нескольким складам одновременно. Количество складов не ограничено; в системе можно формировать внутренние заказы, перемещая товар между складами;

4. Быстро и без дополнительных усилий создать из внутреннего заказа «внешний» и переотправить его поставщику;

5. Сделать процедуру резервирования товаров для отдельных клиентов прозрачной. В системе предусмотрен специальный модуль резервирования, который автоматически составляет резервы, просчитывает остатки и при следующих операциях не позволяет продать зарезервированные товары;

6. Учитывать товары в различных единицах измерения: одну указать как основную, другие как дополнительные, возможные для расчётов;

7. Контролировать все передвижения товара: от прибытия на склад до отправки его покупателям; все операции, проводимые с товаром, наглядны и отслеживаются в режиме реального времени;

8. Управлять работой склада удалённо – из офиса, дома, любого другого места и с любого электронного устройства (планшета, компьютера, ноутбука). 

Попробуйте все возможности онлайн сервиса для автоматизации складского учета Бизнес.Ру бесплатно>>>

Автоматизация ведения складского учета поможет вам в реальном времени контролировать движение товаров, управлять его остатками и запасами, свести к минимуму рутинную работу с бумагами, значительно уменьшить количество ошибок, допускаемых при проведении типовых операций складского учета, оптимизировать кадры.

Всё это направлено на повышение эффективности работы вашего предприятия и увеличение его прибыльности. 

Читайте также, как автоматизировать свой бизнес:

  1. Как автоматизировать печать чеков в магазине
  2. Автоматизация управления товарными запасами в магазине.
  3. Нужна ли автоматизация мелкорозничному магазину
  4. Как автоматизировать документооборот магазина
  5. Как автоматизировать управленческий учет в магазине

Не забывайте о возможности больше времени уделять бизнесу, передав часть рутинных функций на аутсорс.


Остались вопросы по теме статьи?

Задайте вопрос эксперту:

Задать вопрос

www.business.ru

Автоматизация складского учета и работы склада в программе Класс365.

Компании, деятельность которых связана с торговлей или производством, имеют дело с временным хранением товара или продукции до момента реализации. Все запасы компании находятся на складах. И вопрос управления запасами на предприятии один из наиболее важных, поэтому многие руководители задаются вопросом, автоматизировать ли управление складом или нет.

Благодаря автоматизации учета на складе заметно снижается количество ошибок, которые делают в процессе работы сотрудники предприятия.

Облачная система автоматизации складского учета.
Контролируйте учёт товаров, снижайте потери и увеличивайте прибыль! 
Подробнее о системе >>

Учет складских запасов – это всегда работа с большим объемом данных. Автоматизация же учета позволяет экономить время, деньги и человеческий ресурс предприятия. Сейчас представлен большой выбор программ для управления складскими запасами.

Итак, какие же основные причины для проведения автоматизации складского учета?

В статье представлены скриншоты онлайн-программы для автоматизации складского учета Класс365.

1.Знать о реальном остатке товаров на складе

Хороший детализированный учет складских запасов позволяет определять оборот продукции по разным критериям и проводить анализ продаж. Программа складского учета позволяет сделать склад прозрачным, она предоставляет всю информацию о складских запасах – вид товара, количество, дату закупки, срок хранения и другое.

2.Никаких потерь и рисков

Автоматизация устраняет проблемы лишних трудозатрат, экономит время на ручной учет и формирование документации. Товар, который хранится на складе, сам по себе риск, и чем больше товара, тем больше риск потерпеть убытки. Все зависит от вида товара.

Если товар с установленным сроком годности (продукты, косметика или лекарства) программа сама вовремя его выявляет, а менеджеры предприятия должны позаботиться о своевременной реализации этой продукции. При больших объемах одного вида товара существует риск, что товар потеряет свою актуальность, это приведет либо к потере вложенных средств, либо к получению низкого дохода.

Всех вышеперечисленных проблем можно избежать при регулярном формировании и анализе разнообразных отчетов:

  • об остатках товара;
  • о поступлении товара на склад;
  • по движению товара;
  • ведомости оборота товара;
  • о неликвидных товарах.

3.Контролировать персонал. Устранить хищения

Снижение объема хищений наблюдается после внедрения автоматизации учета склада в сочетании с системой инвентаризации. Учет движения номенклатуры склада выявляет ответственного за недостачу, к которому применяются штрафные санкции.

Помимо контроля деятельности складских работников для повышения производительности труда и улучшения производственной атмосферы создается система материальной мотивации коллектива.

4.Повысить мобильность. Складской переезд – без накладок

Важная причина для ведения автоматизированного учета склада – это обеспечение мобильности. Автоматизация склада позволяет работать не только с одним складом, а параллельно с несколькими. Система разбивает склад на несколько отделов, и каждому отделу задаются независимые параметры.

При переезде с одного на другой склад используется возможность программы поддержания параметров адресного хранения товаров. Автоматизация также выполняет задачи приема и размещения товаров на склад, что способствует быстрому переезду и налаживанию работы уже на новом месте.

5.Оптимизировать складское хозяйство

Следующая причина, по которой следует автоматизировать учет склада, – это оптимизация складского хозяйства, при которой будут достигнуты постоянные продажи при минимальных запасах на складе.

Оптимизация осуществляется проведением операций, таких как сбор данных, построения моделей, прогнозирования и планирования. Автоматизация учета позволяет максимально быстро и точно выполнить все эти операции и повысить точность планирования закупок.

Узнайте все возможности и преимущества автоматизации склада >>

Выбор системы автоматизации складского учета

Все больше предпринимателей склоняется к выбору онлайн-программ для автоматизации бизнеса. Например, онлайн-программа Класс365 настолько проста в использовании, что нет необходимости отправлять персонал на дополнительное обучение. Кроме того, не потребуется тратить огромные средства на покупку дорогостоящего лицензионного ПО, ведь пользоваться программой можно бесплатно и неограниченно. Если же вам понадобиться доступ к более широкому функционалу, вы сможете подключить профессиональный тариф.

Преимущества работы в онлайн-программе Класс365:

  • Доступ к программе с любого устройства, где есть выход в Интернет
  • Отчетность в 1 клик по любому направлению работы
  • Надежная защита данных от момента регистрации и на протяжении всей работы
  • Гибкая система настроек под задачи вашего бизнеса
  • Возможность работать в единой системе из удаленных друг от друга офисов
  • Для работы с программой не нужно проходить обучение

Начните работу с программой уже сегодня, ведь автоматизация – это мощное конкурентное преимущество, которое поможет вам занять лидирующие позиции в своем сегменте рынка.

class365.ru

Учтите это! К вопросу автоматизации склада / Блог компании ООО «ИЛАДА» / Хабр

Склад компании, магазина, завода часто воспринимается как что-то неприкосновенное, тайное. Практически как пещера с сокровищами или трюмы с золотом на пиратском корабле. В советское время заведующий складом всегда бы птицей высокого полёта, поскольку мог «достать» и «подогнать» нужную вещь, которую на прилавках не сыщешь. Сейчас значимость этой должности уменьшилась, что, тем не менее, не исключает старых привычек. Самое страшное, что зачастую от ревизии до ревизии жизнь склада остаётся тайной даже для руководства компании, в то время как неграмотное управление складом или халатность могут привести к солидным убыткам. В то же время сделать складской учёт прозрачным просто — достаточно полностью автоматизировать процессы и наблюдать за товародвижением в режиме онлайн.

Немного складской теории

Поскольку управление складом является довольно специфической темой, расскажем немного о том, как же работает склад. Конечно, универсальную схему представить невозможно, поскольку каждая компания имеет свои особенности и масштабы: от двух комнат при розничном магазине до огромных складов с аллеями, по которым ездят погрузчики и где человеку помогает огромное количество умных и сильных машин. Однако в целом работа склада выглядит как товародвижение, обеспеченное потребностью и закрывающееся набором документации.


Задачи организации склада:

  • оперативное бесперебойное снабжение производства/внешних клиентов ресурсами: материалами, комплектующими, готовой продукцией и т.д.
  • оценка наличия товара, остатков, информация о движении товаров
  • обеспечение сохранности товара и комплектующих, построение системы контроля за материально-ответственными лицами (МОЛ)
  • переоценка товаров в зависимости от набора факторов, влияющих на стоимость

Существует два основных метода складского учёта: сортовой и партионный. При выборе системы автоматизации склада важно обратить внимание на то, чтобы система поддерживала тот метод, который вы используете. Сортовой метод складского учёта предполагает, что товар хранится и учитывается по наименованиям. Каждому виду товара присваивается номенклатурный номер (артикул), новый товар присоединяется к товарам того же наименования. МОЛ (материально ответственные лица) ведут учёт товаров в натуральном выражении (штуки, килограммы, блоки и т.д.) Учёт ведётся на основании приходных и расходных документов. При партионном учёте каждая новая партия хранится отдельно от уже поступившего на склад товара. На поступившую партию заводится карточка учёта с указанием товара, его количества, даты поступления. Метод используется в случаях, когда, например, на склад поступает всего один вид продукции.

Если ассортимент товаров значительный, то лучше организовать адресную систему хранения. При этом весь склад разбивается на ячейки с уникальными номерами (можно использовать буквенно-цифровые обозначения) и в карточке учета товара указывается адрес, на котором тот хранится. Этот метод позволяет быстро отыскать нужную продукцию, а также облегчает проведение инвентаризации. Система автоматизации склада или складской модуль в xRM должны обязательно учитывать возможность работы с ячейками.

Например, мы в Рули24 реализовали это так. При организации ячеистого (адресного) учета после регистрации приходного ордера товар приходуется на склад, указанный в документе в зону приёмки. Для дальнейшего перемещения данного товара в необходимую ячейку нужно воспользоваться документом движение по складу, которым осуществляется движение товаров по складу между ячейками склада. После регистрации документа товар будет перемещён между ячейками и это будет отраженно в разделе состояния склада. При организации на складе ячеистого (адресного) учета имеется возможность автоматического распределения товара по ячейкам. Свободные пространства ячеек по весу и объёму пересчитываются в автоматическом режиме.

Со склада товары отпускаются по накладным, любое движение товара должно быть задокументировано. В дальнейшем все складские документы передаются в бухгалтерию, где они проверяются и товар ставится на учёт или списывается с учёта (в зависимости от того, приходный или расходный документ).

Важный аспект работы склада — перманентный контроль. Периодически проводится полная инвентаризация склада (минимум ежегодно). В процессе инвентаризации происходит сверка фактического наличия товара и учёта заведённых в систему автоматизации (CRM, xRM, ERP) данных по наличию товаров. Наличие расхождений должно стать сигналом для проверки несоответствия в том числе с целью выявления хищений, организованных сотрудниками склада (увы, это совсем не редкость).

Склад может занимать разное место в цепочке бизнес-процесса компании. Например, если компания производственная, склад обеспечивает комплектующими и материалами производство. Если речь о торговой компании, имеющей розничные магазины, то склад накапливает и передаёт в розницу готовые товары из ассортимента. Соответственно, и задачи складского менеджмента стоят разные. В случае производства важно учитывать наличие необходимых запчастей, анализировать остатки и отправлять заказы поставщикам в случае недостатка нужных наименований. Если речь идёт о товарном складе, то важно учитывать остатки и дополнительно анализировать структуру покупок в рознице, чтобы своевременно поставлять востребованные наименования и выявлять позиции номенклатуры, спрос на которые упал, и выводить их из ассортимента. Если не управлять ассортиментом, можно столкнуться с затовариванием и затем со списанием просроченного/неликвидного товара, а это потенциальный источник убытка компании.

Самый честный сотрудник склада — система автоматизации

Дополнительная ценность управления складом особенно ощущается в современном мире развитого ритейла, когда несколько поставщиков (десятков, сотен поставщиков) формируют складской запас торговой сети. Но ещё больше системы управления складами нужны интернет-магазинам, имеющим собственные склады и пунктам доставки, представляющим собой ни что иное, как склад. Важность оперативного и точного складского учёта для онлайн-ритейлеров обусловлена необходимость быстро и полностью обеспечивать формирование и отправку заказов клиентам. Поэтому управление современными складами без автоматизации и соответствующего софта практически невозможно.

Автоматизировать склад просто. И это серьёзно. Просто, потому что все процессы на складе можно описать стандартной схемой и вмешательство сторонних сил в их ход затруднительно, в отличие, например, от рекламного отдела или отдела разработки. Главное, правильно подготовиться к внедрению и грамотно реализовать этапы. Подготовка к внедрению должна стать важным процессом внутри компании, так как от её результатов будет зависеть изменение качества и скорости работы, а также стоимости операций в важном и для многих компаний ключевом подразделении.

  • Разработка основных этапов внедрения и составление календарного плана работ по внедрению, установление ответственных и их обязанностей на каждом этапе.
  • Сбор требований от владельцев бизнес-процессов, связанных со складом (бухгалтерия, логистика, транспорт, производство, отдел продаж и проч.) Фактически, все бизнес-процессы, связанные с товародвижением, должны быть подвергнуты детальному аудиту.
  • Выбор системы автоматизации с особым вниманием к оборудованию, которое будет необходимо для комплексной автоматизации (кассы, POS, принтеры этикеток, считыватели штрих-кодов). В случае, если склады между собой или склады и магазины/производство удалены друг от друга, продумайте, каким образом будет организована работа с системой автоматизации. Для серверных решений это возможности с использованием VPN, для облачных всё гораздо проще — нужно только подключение к Интернету.

Ключевые функции программы автоматизации склада выглядят следующим образом:

  • автоматизация складских операций: приёмка, комплектация заказов, учёт в разрезе мест хранения (в том числе управление распределёнными складами), отгрузка товаров и формирование закрывающей документации, работа с браком
  • быстрый и своевременный учет материальных ценностей, их прихода и перемещения
  • точное ведение всей складской документации
  • своевременное и удобное ведение складского журнала (карточек)
  • наличие всех необходимых инструментов для корректного проведения инвентаризации
  • представление и обработка системы складских помещений
  • управление персоналом склада
  • анализ складского процесса и выбор лучшего варианта организации бизнес-процессов, увязанных со складом
  • отслеживание результатов работы склада и анализ товаропотока
  • повышение производительности работников склада
  • повышение качества выполнения складских операций за счёт высокой точности обработки и значительного сокращения человеческого фактора
  • сбор и обработка данных по складским операциям и возможность воздействия на управление складом (мотивация и проч.).

Когда не стоит внедрять автоматизацию склада? Бывают и такие ситуации — мы честно заявляем об этом, если с ними сталкиваемся.

  1. Склад работает с однотипным товаром, движение товаров на складе простое и линейное (одно наименование).
  2. Склад товара очень небольшой и на нём работают надёжные люди. В случае небольшого склада внедрение системы может не окупиться.

В остальных случаях, как правило, автоматизация решает колоссальные проблемы, значительно облегчает труд работников склада, помогает перераспределить нагрузку на персонал и избавиться от многочисленных и запутанных бумажных журналов и книг учёта. Вы не поверите, но до сих пор на многих складах магазинов встречается учёт, в ходе которого приход и расход товара записывается в разлинованную тетрадь шариковой ручкой. И происходит это не в глухих деревнях, а в компаниях городов-миллионников.

Как реализована система управления складом в Рули24?

Когда мы разрабатывали модуль управления складом, то ставили перед собой важные задачи.

Включить автоматизацию склада в комплексную систему автоматизации всех бизнес-процессов компании. Несмотря на то, что Рули24 достаточно легко интегрируется с 1С и сервисом «Мой склад», мы пришли к пониманию, что xRM всё же должна быть единой IT-инфраструктурой для целей управления. Нам удалось построить систему комплексного управления предприятием, начиная от управления контактами и продажами, заканчивая HR-функционалом. Очевидно, что представить такой комплекс без складской программы было странно.

Улучшить качество обслуживания внутреннего (в случае производства) и внешнего клиента за счёт оперативного формирования заказов с учётом того, что именно комплектация заказа является самой трудоёмкой и дорогостоящей операцией на складе, особенно в случае интернет-магазина. Кстати, ведение истории заказов также положительно сказывается на клиентской лояльности.

Повысить ответственность МОЛ (материально-ответственных лиц) и одновременно облегчить работу персонала склада. Когда ведётся электронный учёт в режиме реального времени, шансы хищения сокращаются, а вот продуктивность и количество совершаемых в единицу времени операций растёт, по оценкам пользователей, до 30%. В своё время был такой кейс: на складе эмалированной, металлической и пластиковой посуды была хроническая недостача. Инвентаризации и проверки не помогали, к тому же постоянно приходилось списывать эмаль с внешними сколами. После того, как на складе внедрили систему учёта, штрих-коды и поставили камеры наблюдения доля брака резко сократилась, недостачи упали почти до нуля, а заведующая складом упреждающе уволилась. Чуть позже при общении руководителя и кладовщиков выяснилось, что она активно «брала со склада», а сколы организовывала, чтобы списывать посуду и сбывать её по сниженной цене. Рядом с системой учёта её «дела по-старинке» выгорать перестали.

Внедрить максимум возможностей для складского учёта: работу с серийными номерами, штрих-кодами, артикулами; партионный учёт и учёт по ячейкам; работу с торговым оборудованием, прайс-листами, дисконтными картами; формирование всего пакета необходимой документации при поступлении на склад и дальнейшем товародвижении.

Обеспечить интеграцию с Интернет-магазинами и Битрикс24 для тех, кто предпочитает использовать их корпоративный портал+CRM и наш складской модуль. Мы это успешно реализовали посредством API.

В ходе решения задач возникали новые, мы активно апробировали решение и в итоге получилась довольно глубокая система складского учёта, которая отлично вписалась в остальные модули нашей xRM Рули24. В Рули24 можно вести неограниченное количество складов, вам всегда будет доступна информация об остатках в режиме реального времени, а для внутренних и внешних клиентов всегда будет обеспечена быстрая комплектация заказов.

Схема настройки и работы с системой довольно простая — все данные хранятся и обрабатываются в таблицах, информация заводится в систему с помощью понятных форм с набором необходимых полей. Для работы со складским модулем Рули24 необходимо минимальное знание компьютера и умение работать с устройствами ввода, мышкой и клавиатурой.

В самом начале работы в складском модуле регистрируются материально-ответственные лица, которые закрепляются за складом. Затем в зависимости от типа управления складом определяются правила хранения и размещения товара. Так, при ячеистой организации хранения можно не только привязывать товар к ячейкам, но и определять, как будет организовано товародвижение на складе, с каким приоритетом размещения в ячейках (в свободных, в однородных по товару, с заполнением не до конца заполненных и проч.).

Товар может заводиться в систему по штрих-коду (более популярно) и по серийному номеру.

В прямой взаимосвязи со складскими функциями находится раздел номенклатуры, данные номенклатурных справочников используются во всех задачах системы, в которых ведётся учёт и регистрация движений товарно-материальных ценностей и услуг. Рули24 Склад позволяет вести учёт номенклатуры по её характеристикам, под номенклатурой понимается совокупность названий и параметров каких-либо предметов, товаров, продукции и так далее.

Отдельно стоит сказать о возможностях партионного учёта в Рули24, который, как правило, применяется для товаров с ограниченным сроком годности, например продовольственных товаров. Система Рули24 Склад позволяет вести учет партий товаров посредством документа «Партионная карта». Партионная карта указывается при оформлении приходного ордера или создаётся автоматически при установке соответствующего признака в приходном ордере. Наличие товара хранится в регистре «Состояние склада» в разрезе партий. В расходных документах при вводе количества товара с признаком «Партионный учет» по методу FIFO автоматически рассчитывается количество по партиям и записываются в детальную таблицу «Количества по партиям» в базовых единицах, при этом есть возможность ручного указания партий и количеств по ним.

Таким образом, внутри системы формируются карточки товаров (партий товаров), по которым можно легко находить нужное, формировать заказы, проводить инвентаризацию.

Все действия с товарами сопровождаются документами, предусмотренными для целей складского учёта: актами списания, накладными на реализацию и перемещение, инвентаризационными ведомостями. Прямо в системе проводится обработка заказов и реализация товаров (как оптовая, так и розничная), оформляется возврат товаров и осуществляется резервирование, если есть такая необходимость. Ну и конечно, оговоримся ещё раз, что модуль Рули24 Склад является частью комплексной системы автоматизации, а значит, на практике позволяет управлять товародвижением исходя из сделки, клиента, структуры заказа или особенностей производства.

Во времена наших бабушек было такое понятие — «снимать склад». В любой организации, от строительной до молокозавода, эти простые слова были синонимом гигантского аврала, с непременными последующими разборками, недостачами, излишками и списаниями.Тем не менее, как мы уже говорили выше, до сих пор многие не спешат расстаться с ручным учётом. Причина в этом чаще всего одна — жажда наживы и стремление обмануть руководителя. Бывает так, что автоматизация склада на какое-то время вносит сумятицу в работу и сотрудникам порой даже кажется, что работы стало больше. Это проходит по мере адаптации к новой информационной среде. Эффект от автоматизации склада видно сразу: в ассортиментном отношении и стоимостном выражении, в оптимизации труда работников. Если компания сталкивается с саботажем складской программы, это сигнал к тому, что что-то идёт не так. И верный шаг тут один: автоматизировать складской учёт, обучать сотрудников и видеть позитивные итоги. Короче, не позволяйте нечистоплотному персоналу ловить рыбку в мутной воде ручного складского учёта.

habr.com

Автоматизация работы склада: плюсы, этапы, проекты

Сегодня склад является ключевым звеном между поставщиком и покупателем, который при грамотно построенной работе увеличит прибыль предприятия.

Любые проблемы, возникающие в работе склада, наоборот, могут привести к значительным потерям. И тогда нужно задуматься о путях выхода из ситуации. Автоматизация работы склада – один из таких путей.

 

Когда нужна автоматизация работы склада

Прежде, чем приступить к полной автоматизации склада, необходимо прежде провести оптимизацию всех складских процессов, иначе, нельзя достичь желаемого результата.

Некоторыми недальновидными руководителями, или новичками только открывшими свой бизнес, этапы оптимизации и автоматизации игнорируются, и становится невозможно рационально внедрить складскую систему там, где состояние хозяйства не даёт это сделать.

Факторы, необходимые для успешной автоматизации склада:

  • чёткое представление складских процессов,
  • достаточные исходные данные о товаре,
  • интегрируемая информационная корпоративная система,
  • подготовленный персонал.

Если хотя бы один фактор отсутствует, внедрение складской системы не даст нужного эффекта.

Приведем простой пример. Руководители решили начать автоматизацию, но не в знают, как правильно должно быть размещение товара, и как следствие обязательно последует изменение расположение.

Так как изначально не было оптимизации расположения товара, то решение будет приниматься исходя старой, привычной, ситуации, а не настоящей. Поэтому при настройке программы некоторые её функции окажутся лишними и не будут помогать работе склада, а наоборот, ухудшат процесс.

То есть несоответствие одного фактора сделает результаты других операций проблематичными. Итог – будет плохо работать вся система.

Описанная ситуация точно иллюстрирует перед началом проекта автоматизации важность предварительной подготовки склада. В идеале, перед началом необходимо пройти все этапы оптимизации, затем после достигнутого эффекта начинать автоматизацию. Также желателен и логистический аудит работы складских процессов.

Работа по выявлению и устранению утечек информации предполагает создание и применение криптографических средств защиты, то есть корпоративного шифрования данных.

Организация информационной безопасности на предприятии производится таким образом, чтобы хакер мог столкнуться с множеством уровней защиты. В результате злоумышленнику не удаётся проникать в защищённую часть. Узнать о безопасности предприятия можно в этой статье.

Проверенный и качественный логистический аудит и оптимизация не только повысят эффект автоматизации, но и помогут снизить риски.

Технологический проект даёт возможность оптимизировать режим работы оборудования, траекторию перемещения, зонирование, загруженность персонала, а также определить, какие необходимы стеллажи, в каком количестве и способе расположения товара.

Информация по складским остаткам доходит с опозданием. Например: на складе в основном применялся бумажный учёт. Исключение – программа «1С», которая использовалась в бухгалтерии. Так как не было единого системного подхода, один и тот же товар числился в разных документах под разными названиями и кодами, и для приведения отчетности в надлежащий вид уходило время.

Человеческий фактор. Так как вся работа на складе зависит от быстроты и опыта работников, то даже несмотря на их профессионализм, были возможны периодические ошибки, которые тормозили работу.

Использование складской территории нерационально. Часто бывает так, на вопрос: сколько товара мы можем сейчас разместить, работник долго думает и пожимает плечами. Он понятия не имеет.

Неавтоматизированный склад   может успешно работать только с единичными небольшими заказами, и интересен мелкооптовым клиентам.

Перед тем, как начать автоматизировать склад, необходимо провести ряд работ. Определить, для чего нужна автоматизация и посчитать экономическую эффективность. После этого можно ставить определённые задачи и цели перед разработчиками.

Пример. Цель автоматизации – адресное хранение. Посчитать показатель экономической эффективности работы склада просто: выручка склада делиться на количество сотрудников.

Необходима личная заинтересованность руководства в автоматизации. Если сотрудникам высшего звена она не интересна, то все работы могут пройти в пустую.

Этапы автоматизации склада

При переходе на автоматизацию склада, многим сотрудникам порой сложно перестроится под новые правила и порядки. Поэтому руководителю важно правильно настроить работников на работу в новой системе. И обязательно мотивация, например: после внедрения информационной системы, после её изучения, по итогам аттестации начислить премию.

Боязнь работать в новой системе некоторых кладовщиков вводит в замешательство. Недоверие к оборудованию и привычка всё записывать на бумаге становятся целой проблемой. Поэтому система должна иметь простые и понятные алгоритмы.

Что может сделать руководитель для автоматизации склада.

Первоначально необходимо определить задачи и цели, разделить их на важные и второстепенные.

Следует определить общую стратегию управления складом, например, автоматизировать только отдельные процессы или использовать единую или пару основных программ. Назначить опытного специалиста по внедрению автоматизации, желательно из числа своих топ-менеджеров.

Решение административно-кадровых вопросов поручить HR – отделу, они же должны разработать и систему контроля и мотивации.

Все вопросы, связанные с автоматизацией и организацией работы склада, прорабатываются до назначенной встречи с исполнителем. Так, сократятся сроки внедрения, и быстрее будет виден результат. Автоматизация склада – это сложная многоуровневая логика бизнес-проектов.

Выбор программного обеспечения и поставщика.

Если всегда смотреть на соотношение цены-качества, как это делают многие руководители, то можно ошибиться в своем выборе. Большую ошибку совершают те руководители, которые доверяют автоматизацию разным компаниям, например, ERP внедряется при помощи одной системы, а документооборот — другой. Лучше всего, если вся система будет единой.

Организация IT-структуры на складе

Закупка и установка оборудования. Чтобы не возникло проблем при запуске оборудования, между администраторами и программистами не возникало конфликтов, необходимо чётко разделять зону ответственности сотрудников. Особенно такие проблемы могут возникнуть в начале запуска ПО, когда оборудование ещё не до конца настроено или недостаточно проработано.

Выделение тестового клиента. Чтобы клиенты не страдали от того, пока работа системы наладится, необходимо настроить работу склада на тестовом примере. Можно договориться с одним хорошим и понимающим клиентом, уведомить его, что необходимо протестировать новое оборудование, что возможны перебои и задержки в отгрузке товара и т.д., а в качестве бонуса за временное неудобство, можно предложить скидку.

Правда, такое случается редко, как правило, опытные интеграторы запускают уже протестированную и отлаженную систему. Когда оборудование будет протестировано, постепенно запускается вся система. Правда первое время сотрудникам придётся одновременно работать на бумажных документах и вносить данные в систему.

К моменту запуска система проходит ещё два этапа: внутреннее тестирование и наполнение данными. После такой подготовки система запускается в полном объёме.

Плюсы автоматизации работы склада

Для автоматизации учета вводятся системы адресного хранения данных и штрихкодирования, благодаря чему показатель эффективности увеличивается, решаются многие задачи. Систематизируется номенклатурный справочник и с его помощью заказы собираются намного быстрее.

Появляется возможность получать более оперативно сведения по остаткам ТМЦ. Можно увидеть остатки в режиме реального времени, клиент может посмотреть, на какой стадии находится его заказ (отгружен, собран или только собирается).

Становится возможным грамотно управлять складским пространством. После внедрения системы автоматизации, часть территории склада может стать свободной, благодаря чему можно приобретать новые стеллажи или специальное складское оборудование. Число проводимых операций увеличится.

Для некоторых предприятий важна современная система учёта, поэтому с автоматизацией появилась возможность заключать договора с новыми клиентами.

За счёт введения ведения дифференцированной оплаты труда, повышается производительность работы склада и его информационная безопасность.

Как бы прекрасно не был организована работа склада, возникают ситуации, когда сложно решить некоторые задачи. Поэтому автоматизация складских процессов экономически целесообразна. А если возникает необходимость переезда в новое помещение, то автоматизация это единственное средство обеспечить безболезненную и быструю адаптацию.

Проекты автоматизации склада

Автоматизировать склад можно разными сценариями внедрения. Всё зависит от цели и потребности предприятия, а также ожидаемого результата. Можно выделить три основных проекта: стандартный, базовый и заказной.

Базовый проект.

На основе типовой проектной документации и типового программного продукта производится автоматизация основных складских операций.

В проекте не предусмотрены: автоматизация сложных технологических решений, затраты на программное изменение системы, внедрение технологии идентификации с использованием штрих-кодов, RFID и т.п.

Базовый проект в короткие сроки решают основные проблемы, такие как контроль персонала, учёт товаров, скорость выполнения операций.

При установке системы защиты информационной безопасности она должна прежде протестирована и согласованна, так же должны быть получены доказательства её эффективности.

Доступ к информации банка защищается с помощью системы идентификации, то есть паролями или электронными ключам. Работа с персоналом, использующим банковскую систему, включает в себя проведение инструктажей и контроль выполнения необходимых требований. Подробности тут.

Базовый проект нужен в следующих ситуаций: отсутствие сложных складских процедур, низкое качество данных о товарообороте, малый бюджет или сжатые сроки.

Стандартный проект.

В нём сочетается соотношение цены и качества. Выполняется по технологии, включающий в себя весь функционал, реализующий внедрение современной автоматические идентификации, такой проект удобен для только открывающихся ООО и организаций.

Заказной проект.

Параметры проекта согласуются с заказчиком и строго соблюдаются. Такая автоматизация учета склада имеет высокую адаптация под специфику предприятия.

Любой из проектов тогда будет успешным, когда с логистической точки зрения хорошо организован склад. Взвешенный подход и рациональность решений дадут возможность достичь именно того результата, который ожидается от автоматизации склада.

Читайте так же:

  • Курсы бухгалтера В настоящее время профессия бухгалтера очень востребована. Именно поэтому в России существует множество учебных заведений, предлагающих различные методики обучения бухгалтерскому […]
  • Сервисы для проверки контрагентов Ни одна фирма не хотела бы сотрудничать с неблагонадежными партнерами, ведь согласно статистике, каждая двадцатая заключенная сделка оборачивается убытками, срывом запланированных поставок […]

tvoi.biz

Автоматизация складского учета и торговли

Автоматизация складского учета с помощью сервиса МойСклад

МойСклад – современный программный продукт для охвата автоматизацией складских процессов и организации складского всестороннего учета. Внедрив автоматизацию, вы в любой момент времени будете располагать полной и достоверной информацией о положении дел на складе в торговле, видеть движение товаров и денежных средств, получать данные для анализа и принятия эффективных решений.

Автоматизация: основные преимущества

Автоматизация не требует реорганизации работы предприятия, занимает минимум времени и обеспечивает ряд преимуществ:

  • простота использования;
  • легкость управления складским софтом;
  • возможность подвергнуть учету все виды и номенклатуры товаров или материалов;
  • быстрое освоение программы персоналом;
  • точный складской учет.

Для одного пользователя складская автоматизация доступна в бесплатной версии.

www.moysklad.ru

5 причин, чтобы автоматизировать складской учет


Автоматизация складского учета и работы склада

Не секрет, что перед руководителями небольших торговых предприятий и производств все чаще встает вопрос, автоматизировать ли по примеру их более крупных коллег складской учет или вести его по-старинке в журналах, тетрадках, таблицах Exсel.

И, как правило, решение принимается в пользу автоматизации. Каковы же причины, заставляющие малый и средний бизнес пересматривать устоявшиеся складские процессы и переводить их на современные рельсы?

1. Человеческий фактор

Обычно, эту причину называют последней, рассмотрев все возможные экономические и логистические составляющие проблемы.

Однако на самом деле этот фактор играет самую важную роль. И вот почему. Склад – это большое хозяйство, а значит, по традиции, те несколько человек, которые непосредственно ведают приемом, размещением и отпуском товаров, только и знают где какой товар расположен, в каких количествах, что в резерве, а что залежалось, когда истекает срок хранения, не пропало ли, не испортилось ли чего и сколько осталось свободного места. Естественно, сотрудник, знающий все это – незаменим, а это большой риск для предприятия.

Но даже имея абсолютно лояльного, надежного и никогда не болеющего кладовщика, при всем к нему уважении, нетрудно предположить, что удержать в голове, ничего не напутать на бумаге или в электронной таблице, когда счет идет на несколько сотен, а то и тысяч наименований – задача практически невыполнимая.

А если на складе занято несколько человек, то отследить все, что происходит без автоматизированной системы складского учета вообще невозможно.

В итоге, предприятие имеет “непрозрачный” склад – достоверность информации зависит от личных качеств сотрудников, скорость обслуживания заказов мала, расположение товаров не оптимально, инвентаризация затруднена, ответственность конкретных лиц в случае недостачи трудновыявляема и степень контроля как над товарными запасами, так и над эффективностью персонала крайне низка. Все эти негативные составляющие несут достаточно ощутимые совокупные потери для предприятия, и устранить их – важнейшая задача, стоящая перед руководителем.

И понятно, что замена сотрудников в данной связи только усугубит проблему. Им просто необходимо дать современный инструмент – программу складского учета, с помощью которой не только все обозначенные выше факторы будут сведены к минимуму, но и решится еще целый ряд проблем, связанных с функционированием склада.

2. Документооборот

Документооборот – это еще одна причина, напрямую связанная с предыдущей, побуждающая руководителей внедрять на своих складах автоматизированную систему учета. Аккуратное, грамотное и быстрое оформление складских, транспортных и прочих документов, их учет и своевременная передача в бухгалтерию предприятия – довольно сложная задача для сотрудников среднего звена, ответственных, помимо этого, за прием, размещение, сохранность и отпуск товаров.

Автоматизированная система складского учета, оснащенная такими новинками как электронные торговые весы и сканеры штрих-кодов, позволяет в считанные секунды принимать и отпускать товар, отмечая эти операции в обширных базах данных, содержащих тысячи наименований и распечатывая необходимые документы, не задерживая поставщиков и заказчиков.

Такая важнейшая на складе процедура как инвентаризация с использованием этих средств становится простой и достаточно быстрой – теперь ее можно проводить хоть каждую неделю, а не раз в год, как это делалось ранее. Инвентаризационные ведомости, акты, а также внутренние складские документы о перемещении посредством программы легко и безошибочно составляются любым сотрудником и не являются больше священной тайной бухгалтера.

3. Оптимизация пространства

Автоматизированный складской учет представляет собой не только внесение всех наименований и партий товара, сведений о них в некую базу данных, оснащенную удобным поиском и системой формирования документов. Он подразумевает реорганизацию всего складского пространства. Как правило, склады переходят на адресную систему хранения запасов.

Существует несколько разновидностей адресной системы хранения, на которых мы не будем здесь останавливаться. Главное же то, что все пространство склада необходимо разделить на определенные зоны – например, приемки, хранения, комплектации и отпуска товаров. Зоны делят на участки – например, оперативный, резервный, крупногабаритных и нестандартных грузов, возвращенных товаров, холодный и т. п.

На каждом участке устанавливаются соответствующее его назначению оборудование – стеллажи, паллеты, стойки и т. п. После этого все возможные места хранения, в том числе иногда и пол, размечаются на ячейки и нумеруются. Таким образом, из наименования зоны, участка, ряда, этажа и места возникает адрес ячейки, который заносится в систему и присваивается размещаемому на хранение товару или партии товаров.

После такой реорганизации, любой человек может найти нужный груз даже на огромном складе – то есть, скорость поиска комплектующих или набора заказа возрастает в разы. Кроме этого, кладовщик всегда четко знает, какие ячейки у него пусты и как оптимально расставить поступающие на хранение ценности, чтобы быстрооборачиваемый товар находился ближе к зоне отпуска, а некондиция размещалась на верхних этажах и не мешала движению.

Такая оптимизация позволяет в несколько раз увеличить как вместимость, так и пропускную способность склада, а также безболезненно пережить переезд. При этом ничего не теряется, не пылится бесхозно, не валяется под ногами…

4. Единая система учета

Прежде, чем выбирать специализированную программу складского учета, необходимо задуматься – а не стоит ли изначально внедрять складскую учетную систему, которая являлась бы частью единой управленческой программы, охватывающей деятельность всего предприятия?

Информация по современному автоматизированному складу должна быть вполне доступна менеджерам других подразделений и, конечно, руководителю в оперативном режиме, то есть сотрудники, имеющие соответствующие права, смогли бы видеть текущее положение дел и отслеживать происходящие на складе процессы.

Эта возможность становится еще более актуальной, когда речь идет о нескольких складах, обслуживающих несколько торговых точек, причем находиться они могут в разных городах. Нередко такая деятельность может быть оформлена на несколько юридических лиц. Для эффективного управления товарными запасами, руководитель такого предприятия нуждается в консолидированном учете по всем складам, точкам и юрлицам.

И если крупные компании могут заказывать свои собственные корпоративные системы учета, приспособленные непосредственно под специфику данного предприятия, то среднему и малому бизнесу сейчас открываются возможности пользоваться не менее удобными и функционально-насыщенными онлайн-системами учета, с интегрированным складским модулем, позволяющими не менее эффективно решать стоящие перед предприятием задачи.

5. Контроль

Итак, внедрив на складе своего предприятия автоматическую систему учета, руководитель получает в полной мере, прежде всего, так недостававший ему ранее контроль. Контроль не только над товарными запасами, оборотами, остатками, неликвидами, сроками годности и любыми другими параметрами, анализируя которые можно достичь бесперебойного снабжения торговой сети при минимальных запасах на складах, но и контроль персонально за каждым сотрудником, занятом на складе, производительностью его труда, скоростью обслуживания поставщиков и клиентов.

Благодаря автоматизации на складе, как бы он ни был велик и сколько бы наименований продукции не содержал, любой новичок, ознакомленный с принятой системой адресов, сможет быстро найти любую необходимую партию или единицу товара.

Таким образом сводится к нулю зависимость от конкретных сотрудников, прошлым становятся хищения, ошибки, пересортица, инвентаризация проводится так часто, как это необходимо – контроль над складом в любое время доступен руководителю. Документооборот также практически полностью автоматизируется.

Теперь руководителю не нужно довольствоваться отчетами бухгалтерии, базирующимися только на проведенных первичных документах. Оперативная информация в режиме реального времени, анализ данных по нескольким складам и предприятиям – мощный управленческий ресурс, который возможен только при автоматизированной системе складского учета, реализованной с помощью онлайн-программы.

Если перед вами все еще стоит вопрос, нужно ли автоматизировать склад – задумайтесь, достаточен ли ваш уровень контроля над складом, позволяет ли он обеспечить эффективность и свести к минимуму человеческий фактор, и стоит ли вообще развиваться и принимать новые правила игры, диктуемые временем, ради будущего вашего бизнеса?

© Павлюченко Маргарита, BBF.ru

bbf.ru

Автоматизация складского учета на базе 1С

На сегодняшний день роль склада очень важна в деятельности любой компании.  От того, как налажена деятельность склада, во многом зависит не только работоспособность компании, но и ее конкурентоспособность. «Автоматизация складского учета на 1С» — это комплекс программных и аппаратных средств, благодаря которым значительно повысится не только уровень обслуживания посетителей и клиентов компании, но и будут минимизированы издержки.

Благодаря автоматизации время, затрачиваемое на комплектацию заказов, заметно сократится. Также улучшится их качество, поскольку программа позволяет исключить бракованный продукт и следит за тем, чтобы комплект был собран полностью.

Задачи программы

Перед системой автоматизации складского учета стоят следующие задачи:

  • получение наиболее полной и точной информации о товарах, которые имеются на складе, а также об их передвижениях;
  • повышение эффективности пользования помещением, оборудованным под склад;
  • увеличение сроков комплектования заказов;
  • исключение ошибок персонала, например, при оформлении заказа или его комплектовании.

Эффективность работы склада заметно повышается благодаря тому, что в 1С 8.3 для складского учета используется штриховое кодирование, радиочастотные метки, а также голосовое оборудование.

Используя программное обеспечение 1С для автоматизации склада и складского учета, товар можно найти и идентифицировать намного быстрее. Кроме того, это поможет заметно уменьшить время, затрачиваемое на оформление всей документации, а также значительным образом облегчить процесс инвентаризации.

Автоматизация  складского учета дает возможность оптимизировать внутрискладские передвижения и процессы, а это, в свою очередь, позволяет сэкономить не только время, но и финансовые средства компании.

Модули программы 1С для складского учета

Автоматизация складского учета оказывает положительное влияние на следующие системы предприятия:

  • Управление запасами. Благодаря внедрению на предприятии такой автоматизированной системы, как складской учет, заметно повышается эффективность проведения инвентаризации складских запасов. Кроме того, программа автоматически формирует списки того товара, который необходимо закупить.  При этом на каждую позицию должно быть установлено минимальное и максимальное количество.  Также благодаря этой программе есть возможность намного быстрее отслеживать процесс перемещения товаров внутри склада.
  • Документооборот. Внедрение такой программы, как автоматизация складского учета, значительным образом поможет сократить оборот документации на предприятии. В первую очередь это связано с тем, что введена система штрих-кодирования.  Кроме того, благодаря программе время на составление тех документов, которые необходимы, также заметно сократится.
  • Персонал. За счет внедрения автоматизации склада учета компания становится менее зависимой от работы персонала, поскольку ошибки, которые могут быть допущены по вине человека, программное обеспечение позволяет свести к минимуму. При этом уровень работоспособности каждого сотрудника  и продуктивность его деятельности заметно повышается.
  • Отчетность. Благодаря внедрению на предприятии  автоматизации складского учета  появляется возможность в очень короткие сроки формировать любые варианты аналитических отчетов. Кроме того, информация о том, как размещаются и передвигаются позиции на складе, также поступает нужному лицу весьма оперативно.
  • Управление денежными средствами. Автоматизация складского учета в любой компании или на предприятии заметно влияет на снижение затрат, которые неизбежно возникают в связи с критичностью сроков, в которые товар должен быть реализован. Благодаря использованию программы товар реже подлежит возврату, а количество ежедневно обработанных заявок значительно возрастает.
  • Клиентская база. Использование программы по автоматизации складского учета положительным образом влияет на сроки отгрузки заказанного товара. Кроме того, программа позволяет исключить недокомплектацию или ошибку в комплектации, а также бракованное изделие. В совокупности эти факторы способствуют увеличению количества довольных клиентов.

programmist1s.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о